스마트 워크, 재택근무 업무환경 구축, 보안대책 마련, 업무 효과 측정 방법, 교육

스마트 워크, 재택근무 업무환경 구축

● 재택근무자가 사무실에서 업무를 수행할 때와 동일하게 업무를 수행하기 위해서는 재택근무지에 근무환경 및 업무시설(좌석, PC 등) 구축이 필요합니다.

< 업무수행 공간 확보 >

● 재택근무는 가족 등과의 접촉으로 업무수행에 차질을 야기할 수 있으므로 재택근무자로 하여금 업무수행을 위한 독립된 전용공간을 확보하도록 합니다.

< IT 인프라 구축 >

● 회사는 자택에서 업무를 수행하는 데 필요한 기본적인 IT 기기 및 네트워크를 제공합니다.

● 컴퓨터 및 부속장비, 복합기, 통신장비, 화상회의를 위한 개인용 웹 카메라 등 업무 속성에 따라 관련 장비를 지원하고, 사무실 시스템에 접속하거나 업무를 수행할 때 필요한 솔루션(전자결재, 메신저, 파일공유, 협업 도구 등)도 제공합니다.

< 비용 부담 >

● 재택근무와 관련된 통신비, 정보통신기기 비용, 소모성 비품 등은 사용자가 부담하는 것이 원칙입니다.

● 재택근무 특성상 근로자가 지출한 비용에 대해 사용자가 신속하고 체계적으로 대처하기가 곤란할 수도 있으므로 ▲ 사용자가 사전에 일괄부담 할지 ▲ 재택근무를 하는 근로자가 먼저 부담하고 사용자가 후에 지급할지 ▲ 사용자가 지원해야 하는 비용의 범위를 어디까지로 할지 등에 대해 노사가 미리 충분히 협의하여 취업규칙 등에 정하는 것이 필요합니다.

업무관리 방안 마련

● 재택근무를 시행할 경우 관리자와 근무자들이 장소적으로 분리되어 근무하므로 다음과 같은 업무관리 방안을 고려할 수 있습니다.

< 재택근무 업무관리 방안 예시 >

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보 안 대 책

● 재택근무는 일반 가정에서 업무를 수행하기 때문에 정보 보안 등을 위한 대책을 마련해야 합니다.

< 재택근무 주요 보안대책 예시 >

∙ 가정에서 사무실 시스템 접속 시 발생할 수 있는 보안 위협에 대해 해결방안을 마련

∙ 단말기에 기록을 남기지 않는 클라우드 방식의 컴퓨터 도입

∙ 재택근무자의 다른 가족 구성원이 보안이 필요한 데이터 등에 접근하지 못하도록 할 것

∙ 문서 쓰레기의 안전한 처리

∙ 재택 사무공간 및 컴퓨터 잠그기

 

재택근무 효과 측정방법 정하기

● 재택근무를 도입하기 전에 재택근무의 목표를 명확하게 설정하고, 이 목표의 달성 여부를 측정하는 방법을 정할 필요가 있습니다.

● 도입 초기에 일부 근로자나 부서만 제도를 시행하는 경우 재택근무 시행 집단과 미시행 집단을 비교하는 계획을 세울 수도 있습니다.

● 성공적인 재택근무의 효과를 측정하는 데 사용할 수 있는 지표는 다음과 같습니다.

- 결근율

- 이직률

- 근로자 생산성

- 직무만족도

- 조직몰입도

- 건강과 활력 등

교육 개설하기

< CEO 등 임직원 교육 >

● 재택근무에 요구되는 새로운 리더십과 조직문화, 업무체계, IT 협업 기술, 인식개선 교육 등은 CEO 등 임원, 중간관리자, 재택근무자 및 사무실 근무 동료 등 조직 전 구성원이 학습할 필요가 있으며, 정기적으로 교육을 실시할 필요가 있습니다.

< 중간관리자 교육 >

● 관리자 대부분은 재택근무가 시행되는 새로운 근무환경을 두려워합니다. 지금까지 자신이 쌓아온 것과는 다른 기술과 요령이 필요할 것이며, 변화를 따라잡을 수 없을 것이라는 위기감을 느낄 수 있습니다.

● 낯선 정보통신 기기 적응을 돕는 교육 뿐 만 아니라 다음과 같은 원격 리더십 향상을 위한 교육을 실시할 필요가 있습니다.

- 재택근무자의 성과관리를 위한 요령

- 업무절차의 재정비에 관한 교육

- 재택근무자와 사무실 근무자가 혼재된 상황에서의 팀 협업 요령

- 재택근무자와 사무실 근무자가 혼재된 상황에서의 팀 의사소통 요령 등

< 직원 대상 교육>

● 근무환경의 변화로 혼란을 경험하고 실수를 저지를 수 있고, 과거에는 없었던 새로운 갈등이 발생하기도 하므로 직원들의 인식을 개선하고 자발적으로 긍정적 행동을 끌어내기 위한 교육이 필요합니다.

● 재택근무 활성화를 위한 인식개선 교육, 근무규정 소개 교육과 함께 의사소통이나 팀협업, 일과 생활 간 경계관리, IT기술 활용 등에 대한 부서·팀별 워크숍 등의 직원 교육이 효과적일 수 있습니다.

 

※ 출처 : 고용노동부