재택근무 기반 준비, 인사조직 관리, 인프라 구축, 업무절차 구축, 사례

재택근무 기반 준비

< 재택근무의 효과성 확인 >

● 재택근무를 하면 생산성이 급격하게 저하될 것이라는 우려에도 불구하고, 생산성 측면에서 재택근무는 동일한 사무공간에서 일하는 것만큼 효과적일 수 있다는 것이 확인되고 있습니다.

● 현재까지 보고된 조사 결과에 따르면 재택근무 생산성이 사무실 근무와 비교해서 큰 차이가 없는 것으로 나타났고, 이는 조직 구성원들이 경영진이나 관리자들이 생각했던 것보다 새로운 근무환경에 더 빨리 적응하고 있는 것으로 볼 수 있습니다.

재택근무 기반 준비, 인사조직 관리, 인프라 구축, 업무절차 구축, 사례

< 주요 조사 및 연구 내용 >

∙ 한국경제연구원이 국내 기업을 대상으로 실시한 조사결과에서도 유연근무제 시행이 업무효율 및 생산성 향상에 긍정적이라고 평가한 기업은 대략 60% 정도로 나타남(박형수, 2020. 7. 24.)

∙ 재택근무의 효율이 사무실 근무에 비해 떨어지지 않는다는 것에는 ‘관리자 이상’ 직급도 동의(박재명 & 송혜미, 2020. 7. 12.)

∙ 재택근무는 관계 지향보다는 업무 지향을 강조해 능력주의를 확산시키고, 국가 경쟁력 차원에서도 숨겨진 인적 자원의 재발견이라고 볼 수 있어서, 이윤 창출면에서도 재택근무가 기업이 추구하는 최상의 모델이라고 할 수 있음(김성민 et al., 2020. 5. 23.)

 

재택근무의 다양한 시도 사례

< 재택근무의 위협요인과 해결방안 >

● 재택근무가 코로나19 대유행 위기에 대응하기 위한 단기적 위기극복 대책이 아닌 중장기적인 관점에서 새로운 근무방식으로 정착될 수 있도록 인사조직 차원의 방안을 적극적으로 검토해야 할 필요가 있습니다.

● 이를 통해 빠르게 변화하는 환경에 맞게 일하는 방식을 혁신하고, 실험해보고 다시 수정하는 전략적 인력운영 방안을 수립하여 업무 프로세스, 성과관리, 의사소통, 인적 네트워크, 기술관리 등의 핵심적인 경영요소를 조직, 부서(팀), 재택근무자 개인 등의 관점에서 종합적으로 분석하여 경쟁력을 높일 필요가 있습니다.

● 재택근무의 위협요인과 해결방안

재택근무 기반 준비, 인사조직 관리, 인프라 구축, 업무절차 구축, 사례

재택근무 인사조직 인프라 구축

● 재택근무를 잘 정착시켜 업무 생산성을 높이기 위해서는 일하는 방식을 새로운 환경에 맞게 재정립할 필요가 있습니다. 이를 위해 효율적인 재택근무를 위한 업무절차, 성과 및 복무관리를 위한 조직관리 방안을 마련하여야 합니다.

- 재택근무에 적합한 업무절차를 명확히 재설계한다.

- 재택근무로 인해 업무성과가 하락하지 않도록 관리방안을 마련한다.

- 재택근무 직무에 적합한 복무관리 방식을 마련한다.

< 업무절차의 명확화 >

● 재택근무를 하면서 조직원들과 업무조정을 하고 협력을 하는 것은 쉽지 않습니다. 업무 생산성 향상 등 재택근무의 긍정적인 효과를 얻기 위해서는 기존의 업무절차를 재택근무에 맞게 재조정해야 합니다.

● 따라서 업무수행 및 완수에 필요한 세부사항이 무엇인지 파악하고 그에 필요한 절차를 명확하게 설계하는 데 집중해야 합니다. 다음은 재택근무 환경을 만드는데 도움이 되는 일하는 방식들입니다.

< 업무절차를 재택상황에 맞게 구조화하기 >

● 재택상황에서는 대면 소통이 제한되기 때문에, 업무절차를 보다 정교하고 체계화된 구조적 조정 방식으로 바꿔야 합니다.

● 구조적 조정은 개인적으로 진행된 업무를 효과적으로 조정해서 하나의 일관된 기대치에 맞추는 팀 업무에 효과적입니다.

- 명확한 팀 차원의 업무 프로세스

- 명확하게 기술한 목표와 결과물

- 공동의 행동 규범 등

● 재택상황에서도 동적 조정을 위한 비공식적 상호작용을 촉진하고 장려해야 합니다.

● 대면소통

대면 업무 환경에서 사람들은 동료들의 업무 진행 상황이나 계획의 변경을 관찰만으로 알아채거나, 수시로 간단한 말로 질문을 하고 답을 들을 수도 있다. 동료가 말하는 뉘앙스나 제스쳐 같은 비언어적 단서로 화자의 감정을 어림짐작하거나 메시지의 중요도를 평가하기도 한다. 업무를 조정하는 과정이 역동적이다(동적 조정; dynamics adjustment). 공식적인 업무 의사소통 이외에 비언어적이고 암묵적인 소통, 자연스러우면서도 비공식적인 소통(water cooler communication)도 한다. 탕비실이나 휴게실에서 나누는 비공식적 대화가 공동의 업무에 도움이 되기도 한다. 재택근무 환경에서는 대면 소통의 이러한 기능이 대부분 차단되고 소실된다. 사람들은 대면 소통에 너무나 익숙해져 있어서, 재택근무 환경에서 사용할 새로운 소통 방법(구조적 조정; structured coordination)을 배우는 것을 어려워한다. 심지어는 무엇을 덜 인지하고 있는지도 모르는 채 학습이 필요하다는 사실을 간과하기도 한다.

< 작업을 최대한 단순화하기 >

- 2~3명의 구성원으로 구성된 팀의 하위 그룹에 업무를 할당하기

- 누가 언제 무엇을 하는지에 대한 구체적인 지침과 수행 절차가 명확한지 확인하기

- 정기적인 ‘중간 검토회의’에서, 진행 현황을 평가하고 수행계획을 조정하거나 추가 교육 / 훈련의 필요성 파악하기

< 재택상황의 일상적인 업무절차 구축하기 >

● 팀에 재택근무자가 있는 경우 정상적인 업무 프로세스가 자연스럽게 연결되지 못하고 끊어지기 매우 쉽습니다.

● 업무 흐름에서의 혼선을 피하고 연속성을 유지하기 위해서는 재택 팀워크에 필요한 새로운 절차를 만들고 시행할 수 있도록 훈련해야 합니다.

- 매주 같은 요일과 시간에 정기적으로 모임 갖기

- 회의는 의제를 미리 설정하고 공유하여 의사소통 규칙에 대한 팀 전체의 동의를 얻은 후, 정해진 시간에 시작하고 마무리하기 업무수행 단계별로 처리해야 할 일정들을 잘 정리하는 것이 좋습니다.

- 다음은 온라인 팀 협업을 위한 일일, 주간 업무 프로세스의 예시입니다.

● 팀의 일일, 주간 업무 프로세스 예시

재택근무 기반 준비, 인사조직 관리, 인프라 구축, 업무절차 구축, 사례

● 일정 공유를 위한 협업 툴(온라인 현황판 등)을 활용하여 업무절차를 온라인상에서 공유하는 것이 좋습니다.

- 클라우딩 서비스 등을 활용하여 회의 일정, 안건, 목표, 업무 진행 현황 등을 공유함

- 팀 전체의 업무 히스토리를 공유할 수 있는 내부 포털로 활용할 수도 있음

- 온라인 상에서 재택근무에 유용한 개인별 팁을 공유하는 것도 좋음

< 변화된 새로운 일하는 방식이 정착되도록 관리하기 >

● 새로운 일하는 방식을 관리할 담당조직을 구축하고, 이러한 일하는 방식에 대해 임직원 교육을 실시해야 합니다.

● 업무절차 개선 주요 내용

- 새로운 일하는 방식의 정의와 내용

- 새로운 업무 프로세스를 수행하는데 필요한 도구 사용 방법

- 정기적 회의 시기와 논의 아젠다, 명확하게 정의된 목표, 진행되는 상황을 추적하기 위한 디지털 상황실, 현황판 등 마련

- 전사 차원의 업무 프로세스 재정립을 위해서 조직 전체의 실패 및 성공사례를 공유할 수 있는 내부 포털 구축

- 원격으로 업무절차를 효과적으로 운영하는 데 필요한 도구를 잘 사용하기 위한 방법과 새로운 작업 방식을 정의한 내용과 이에 대한 교육 방법 및 담당조직 구축

- 비대면 온라인 협업도구 등 원격도구를 효과적으로 활용하는 방법에 대한 기본 규칙 정립

- 업무 소통방식의 원칙을 규정하여 보고하고 지시하는 절차에 대한 효율화를 추진

- 회사와 종업원의 신뢰 수준 제고를 통해서 통제 기반의 시스템을 진정한 자율 기반의 시스템으로 전환하기 위한 노력

< 복무관리 >

● 재택근무지에서 근무하는 사람은 상사의 ‘눈’에서 벗어나 있기 때문에 근태가 불량해 질 수 있다는 우려는 재택근무를 반대하는 대표적인 목소리입니다.

● 재택근무 환경에서 ‘눈으로 하는 통제’는 어렵지만, 오히려 디지털 수단을 통해 더 강화된 통제도 가능합니다.

● 그러나, 엄격한 통제가 꼭 업무성과에 긍정적인 영향을 주는지, 사생활 침해의 우려는 없는지와 같은 고민을 통해 우리 회사에 적절한 복무관리 방식을 도입해야 합니다.

● 통제

조직이 근로자를 통제하는 것은 양날의 검이다. 통제를 통해 업무를 표준화하고 개인의 부당한 사적 이득을 막을 수도 있다. 반대로 통제는 개인의 자율성을 해치고 창의성을 저해하기도 한다. 회사마다 적절한 통제의 수준이 다를 것이다. 직무의 특성에 따라 통제의 정도가 달라질 수도 있다. 재택근무를 도입하면 대면 통제가 불가능해지면서 사업주와 근로자 모두가 불안을 느끼게 된다. 사업주는 근로자가 태업할까봐, 근로자는 사업주로부터 태업의 의심을 살까봐 두려워한다. 이러한 이유로 사업주는 재택근무 도입 시 과도한 디지털 통제 장치를 마련하기도 한다. 그러나 디지털 감시 ․ 통제가 무조건 기업의 효율을 높이고, 혹시 모를 분쟁의 가능성을 줄인다고 보기는 어려운 측면이 있다. 이러한 조치로 인해 자칫하면 조직 구성원이 일거수일투족을 감시를 당하는 것처럼 느낄 수 있으며, 잘못하면 진짜 일이 아닌 감시 대비용 일에 시간을 낭비하게 하면서 비효율성을 키우고, 업무 관계를 손상 시키며, 직원의 사기와 업무동기를 저하시킬 수 있다.

< 재택근무자 데이터 관리 >

● 재택근무자의 복무관련 정보와 일하는 방식에 대한 데이터를 축적하여 활용할 수 있습니다.

- 재택근무지의 영상정보 수집

- 재택근무자의 PC 접속 및 사용 정보 수집 등

● 다만, 개인정보 보호를 위하여 정보의 수집은 사전에 근로자의 동의를 받아야 하며, 부작용을 고려하여 노사 간 합의를 통해 적절한 수준을 사전에 정할 필요가 있습니다.

< 노사 간 상호 신뢰 제고 >

● 회사와 재택근무자 간의 상호 신뢰의 수준을 높여야 합니다.

● 상호신뢰를 바탕으로, 통제 기반의 시스템을 진정한 자율 기반의 시스템으로 전환하기 위한 노력이 필요합니다.

< 복무관리를 넘어서 성과관리로 진화하기 >

● 업무시간의 양을 중시했던 전통적인 근태관리 관점에서 벗어나야 합니다.

● 업무성과를 정확히 측정하고 관리하려는 노력이 더 중요합니다.

< 성과관리 >

● 부서나 팀의 리더는 성과관리와 평가에 있어서 투명성과 공정성을 높이는 데 최우선 순위를 두고 팀을 관리해야 합니다.

● 무형의 정성적인 성과는 배제하고 결과물 혹은 정량적인 성과로만 업무를 평가하는 냉혹한 성과중심주의로 이어질 가능성이 높으며, 이러한 점은 직원들의 스트레스 강도를 높일 수 있습니다.

● 팀리더의 입장에서는 대면 접촉이 줄어서 답답한 마음을 과도한 온라인 상 접속으로 충족시키고 싶어합니다. 그러나, 지나친 개입과 통제는 작업을 방해하고 성과에 부정적 영향을 미칠 수 있습니다.

● 따라서, 팀 리더는 팀원들의 업무과정 관리, 업무시간 관리, 업무 피드백 관리를 원활히 하는 것이 매우 중요합니다.

< 팀 구성원들의 업무과정 관리하기 >

● 더 신중하게 업무를 설계해야 합니다.

● 팀 구성원이 업무의 중간 도달목표를 설정하게 합니다.

● 완결된 결과물이 아닌, 진행된 결과물로 진행 상황을 점검합니다.

● 과정을 점검하는 논의를 중요하게 여기고 반드시 요구해야 합니다.

● 온라인 팀 업무 현황판 등을 도입해서 활용하는 것이 도움이 됩니다.

< 팀 구성원들의 업무시간 관리하기 >

● 재택 팀의 리더는 직원들이 업무 속도를 구조화하고, 조정․관리하도록 지원해야 합니다.

● 개인별 시간 개념과 관리 능력에 편차가 커서, 명확한 시간 경계를 설정해야 하며, 동료와 시간을 조정하는 것에 불협화음이 발생할 수 있습니다.

● 팀 리더는 재택근무 체크인·체크아웃 시간 준수, 정기적인 화상 회의 개최 및 회의 툴지원, 화상 티타임 시간과 온라인 공간 제공 등 업무시간 구조화를 위한 지침과 도구를 지원합니다.

< 재택근무자들을 위한 업무 피드백하기 >

● 개방적이고 정직하며 생산적인 의사소통을 장려합니다.

● 팀원들이 성과 책임을 명확하게 인식하게 합니다.

● 재택으로 성과 리뷰를 효과적으로 진행하고 도움이 필요한 저성과자에 대해서는 적절한 코칭과 피드백을 제공합니다.

< 재택근무 도입, 정착을 위한 인사 담당자의 역할 >

● 재택근무를 성공적으로 도입 ․ 정착시키기 위해서는 인사담당자의 역할이 매우 중요하며, 이를 위해 인사담당자는 재택근무를 위한 전략가, 행정가, 교육자가 되어야 합니다.

재택근무 기반 준비, 인사조직 관리, 인프라 구축, 업무절차 구축, 사례

※ 출처 : 고용노동부