재택근무를 위한 성공적 의사소통

재택근무 의사소통

● 아무리 뛰어난 개인도 서로 연결이 되어야 조직으로서 생산성을 발휘할 수 있습니다. 이는 재택근무를 도입하는 조직과 개인이 소통을 통한 연결에 높은 우선순위를 두어야 할 이유입니다.

● 재택근무는 대면 접촉에서 오는 깊이 있는 토론, 정해지지 않은 시간과 공간에서의 불특정한 만남에서 촉발되는 창의적 아이디어의 발상과 혁신의 감소, 표정과 목소리 같은 비언어적 소통 등 대면 접촉이 갖는 장점 축소 등의 문제가 발생할 수 있습니다.

● 재택근무 환경에서는 서로 비슷한 사람들끼리만 상호교류하기 때문에 편향된 의사소통의 위험성이 증가하고 편향된 생각이 편향된 의사결정을 유발할 가능성이 높습니다.

● 코로나19 재택근무 조치가 내려진 이후 조직 내에서 이루어지는 디지털 상호작용의 양을 분석한 결과, 직원들은 가까운 동료와의 의사소통을 40% 늘렸지만 다른 동료와의 의사소통은 10% 줄어든 것으로 나타났다.

* 출처: Bernstein, Blunden, Brodsky, Sohn, & Waber, 2020. 7. 15.

● 원활한 의사소통을 통해 합리적 의사결정이 이루어지기 위해서는 의사소통의 기본원칙을 잘 지키고, 소통의 규칙을 정하여 지키며, 적절한 온라인 소통도구를 활용할 필요가 있습니다.

● 체크포인트

- 재택근무에 적합한 의사소통의 기본원칙을 마련한다.

- 부서별 업무방식에 적합한 의사소통 규칙을 협의하고 관리한다.

- 적절한 원격 의사소통 도구를 활용한다.

재택근무를 위한 성공적 의사소통

재택근무 환경에서의 의사소통 기본원칙

● 공동의 업무를 수행하는 동료들은 비대면 재택으로 효과적으로 소통을 할 수 있도록 의사소통 기본원칙을 정하고, 지키도록 노력해야 합니다.

● 다음은 재택근무 환경에서의 효과적인 의사소통을 돕는 기본원칙들입니다.

< 효과적인 의사소통을 위한 기본 원칙 >

● 팀원들과 정기적인 의사소통을 유지하고, 용건이 없어도 긴 침묵은 가급적 피하기

● 현재 진행되고 있는 상황에 대한 정보를 사전에 공유하기

● 즉각적인 조치나 회신이 불가능하더라도 중요한 메시지의 수신을 정기적으로 확인하기

● 결론을 내리기 전에 다른 사람의 행동이나 의도를 더 잘 이해하기 위해 추가 설명 요청하기

● 구성원들이 서로 솔직하게 말하도록 노력하기

● 비판은 예의를 갖춰서 하기

● 부정적인 피드백을 전달할 때는 “나는 이렇게 제안하고 싶다” 또는 “이런 점을 먼저 생각해 보았으면 한다”라고 표현하기

● 화상회의 중에 팀원 중 한 명을 ‘솔직함의 수호자’로 지정하여, 무엇인가 언급되지 않고 넘어가려고 할 때, 이를 감지해서 주의를 환기시키고, 건설적 비판을 촉진하는 역할을 하도록 하기

 

소통의 규칙을 “헌장(Charter)”의 형태로 정리하기

● 팀 내에서 상의하여 의사소통하는 방법에 대해 매우 명확하게 행동 규범을 정립하기

- 가상 회의에 참여할 때 배경 소음이나 옆자리의 대화 제한하기

- 명확하고 합리적인 속도로 말하기

- 주의 깊게 듣고 대화를 독점하지 않기 등

● 어떤 상황에서 어떤 통신 모드를 표시할지에 대한 지침 정하기

- 즉각적인 전화 통화 및 화상회의가 가능한 상황

- 즉각적인 간단한 메시지 응답이 가능한 상황

- 이메일을 통한 회신이 가능한 상황

- 문서로 정리해서 공유해 주면 추후에 확인할 수 있는 상황 등

< 성공적인 재택근무를 위한 우리 부서의 의사소통 헌장의 예 >

● 업무 시작 시 팀원 서로의 근무시간을 체크하고, 같이 협업할 수 있는 공통 업무시간을 확인합니다.

● 근무시간 내에는 상시 소통이 가능해야 합니다. 메신저/전화 등은 즉시 응답이 가능한 상태로 대기하고, 만약 자리를 비울 경우에는 부재 중으로 표시를 합니다.

● 우리 팀에서 또는 협업하는 조직에서 공통적으로 사용할 소통 채널을 명확히 합니다. 동일한 업무 내용이 협업 툴, 사내· 사외 메신저, 메일 등으로 산재되지 않도록 하고 음성, 화상, 채팅, 자료공유 등이 모두 가능한 협업 툴로 소통 채널을 단일화하는 것을 권장 드립니다.

● 재택근무 중이라도 작은 소통도 주저하지 않습니다. 사무실에서 출근 인사를 나누고 복도에서 잠시 담소를 나누는 것처럼 안부를 묻고 사소한 정보, 질문이라도 적극적으로 소통합니다. 재택근무 중에는 소통과 정보의 공유가 더욱 중요합니다.

● 균형 잡힌 팀은 각 개인의 강점을 최대한 활용하고 약점을 보완합니다. 각 팀원의 지식, 기술, 역량 등을 종합하여, 각 팀원의 역량이 팀 전체에 어떻게 기여할 것인지를 명확히 산출합니다.

 

적절한 온라인 소통 도구 활용하기

● 재택근무 환경에서의 의사소통 취약성은 생산성에 부정적인 영향을 미치는 핵심적인 요인 중 하나입니다. 이를 보완하기 위해 조직은 재택으로 근무하는 직원들이 각자환경에서 업무에 몰입할 수 있도록 하드웨어와 소프트웨어를 지원하여야 하며, 다양한 채널과 도구를 사용하여 직원의 상호작용 방식을 재설정해야 합니다.

● 협업기술의 발전으로 재택근무에 활용할 수 있는 다양한 협업 툴이 있습니다.

● 협업기술의 발전은 재택 팀의 구성과 운영을 더 쉽게 만들지만, ‘최상의’ 기술을 선택한다고 해서 반드시 팀의 생산성과 효과성에 유익한 것은 아닙니다.

● 최첨단을 지향함으로써 소통의 본질을 희생하지 않도록 합니다.

- 팀원들이 협업 툴에 연결하기 위해 고군분투할 만큼 어렵지 않을 것

- 협업 제품군에 포함된 기능을 작동시키기 위해서 시간을 낭비하게 하지 않을 것 등

● 새 도구의 기술적인 면만 학습하고 마는 일이 없도록 합니다.

● 동료들끼리 활용 규칙을 정립하는 데도 시간과 정성을 들여야 불필요한 시행착오와 갈등을 최소화할 수 있습니다.

 

※ 출처 : 고용노동부